Os eventos corporativos podem ser realizados por uma infinidade de motivos, seja o atingimento de metas que pede uma simples comemoração, reunião de negócios com a equipe, apresentação de novos gestores, entre outras ocasiões.

Esses eventos são ótimos para beneficiar o relacionamento da equipe entre si, além de muitas vezes, ser palco de novas ideias que surgem de forma espontânea e podem colaborar de forma muito positiva para o andamento da empresa.

Porém, para que os eventos corporativos sejam feitos da forma correta e que tudo ocorra como o previsto, é muito importante que tudo seja analisado e pensado minuciosamente. Dessa forma, é possível realizar um evento de sucesso e fazer com que todos fiquem satisfeitos.

O que analisar antes da organização

Mesmo que os eventos corporativos sejam, em grande parte, uma comemoração ou uma forma de engajar os relacionamentos interpessoais, é preciso sempre ter uma estratégia por trás de cada um deles e pensar em qual será o objetivo dele com as pessoas da empresa.

Antes de pensar nos detalhes práticos, como música, convidados e outras questões que podem ficar para a segunda parte do planejamento, pergunte a si mesmo onde a empresa quer chegar ao realizar o evento corporativo, qual a melhor forma de surpreender positivamente os convidados, quais fornecedores serão convidados, se a festa será aberta para uma quantidade maior de pessoas, entre outros aspectos.

É impossível cogitar a ideia de realizar determinados eventos corporativos sem antes ter uma estratégia bem definida para tal. Faça a si mesmo perguntas que podem ajudar na hora da organização e, o mais importante, sempre identifique qual o objetivo que o evento está tentando atingir.

Afinal, tudo o que for planejado, deve ser feito com um propósito. Mesmo que o evento seja direcionado para fechar novos negócios, ele pode ser interessante, divertido na medida certa e um forte agregador de conteúdo.

Como planejar eventos corporativos

Depois de identificar quais objetivos o evento propõe atingir e de que forma ele beneficiará a equipe e a empresa, é preciso engajar todos os envolvidos para que tudo saia de forma perfeita. Desperdícios e prejuízos devem ser evitados a qualquer custo. 

Logo, tenha uma comunicação bem clara com os organizadores designados para a função e deixe claro qual a intenção do evento, qual o máximo que deseja gastar e quantos convidados serão.

Para entender de forma mais detalhada sobre o assunto, acompanhe as dicas:

1. Planeje com antecedência

Eventos de última hora nunca dão certo, além de custarem muito mais, ainda podem colaborar para que ocorra uma margem de erro e desperdício muito maior. Caso a festa seja de pequeno porte, comece a cogitar quais as melhores opções de alimentação, sejam eles salgadinhos e docinhos de festa ou buffet.  

Para isso, o planejamento deve englobar todos os possíveis convidados, os lugares onde ocorrerá o evento, quantas pessoas serão convidadas, quais os principais e melhores pratos, etc. É importante primeiro planejar, depois “fazer bonito”.

Também é preciso cogitar quais os melhores lugares para que ocorra o evento, se é um salão de festas, dentro do próprio escritório, etc.

2. Profissionais para a organização

Nem sempre colocar os próprios funcionários para realizar o evento é uma boa ideia. Afinal, isso pode comprometer seriamente o rendimento profissional dos mesmos, além de promover uma sobrecarga muito maior. Logo, há grandes chances de algo dar errado.

Obviamente, se o evento for para um escritório de cinco pessoas e que somente as cinco irão comparecer, é muito mais fácil e viável que a própria equipe organize. Entretanto, se a equipe for mais do que isso, é importante começar a cogitar a hipótese de contratar pessoas especializadas em eventos corporativos.

Encontrar os profissionais da área de evento, comunicação ou marketing, é uma ótima ideia para garantir maior segurança na organização e não desviar a equipe da produtividade que deve haver na empresa. 

3. Tenha um Checklist

Ter uma lista de tarefas é extremamente importante para a organização de um evento. Imagine organizar um evento e esquecer de contratar um buffet ou a música? Logo, ter um plano de desenvolvimento junto à equipe de profissionais designados para a organização é uma ótima forma de nada dar errado.

Afinal, nem sempre é possível confiar 100% na nossa memória, ainda mais quando temos mais de uma coisa para nos preocupar. Nesses momentos, detalhes importantes são extremamente fáceis de serem esquecidos. 

Para isso, também é válido contar com aplicativos de tarefas que podem ser baixados na loja de aplicativos do seu celular.

4. Escolha da data

É preciso levar em consideração todos os eventos e compromissos pessoais que os convidados podem ter. Não tem como marcar os eventos corporativos e simplesmente ignorar a vida pessoal de todos os envolvidos. Por isso, durante o planejamento, consulte todos os convidados e tente encontrar uma data em que todos estejam alinhados e livres.

Se, por exemplo, o evento corporativo for para comemorar o Natal, escolha uma data em que os convidados estarão livres e sem demais compromissos, como encontrar com a família. 

Justamente por isso, a maioria das empresas planejam e combinam com antecedência para dar início aos eventos em finais de semana ou no final do expediente de sexta-feira, por exemplo.

5. Inovação

Organizar brincadeiras pode ser um tipo diferenciado de engajamento social entre a equipe e demais convidados. Festas temáticas com um quiz relacionado ao tema também pode ser extremamente divertido e aumentar a participação de todos os envolvidos.

É importante sempre se colocar no lugar dos convidados e pensar que eles terão uma experiência diferente da sua. 

Dessa forma, ter um olhar panorâmico sobre o que pode ou não ser interessante, é uma ótima ideia. Além disso, separar uma playlist de acordo com os gostos de cada um também é uma ótima forma de fazer a equipe se soltar e aproveitar da melhor forma os eventos corporativos.

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